Tutto ciò che devi sapere sui Certificati di Stato Civile in Italia: Guida 2025

Siete stranieri e siete appena arrivati in Italia oppure avete un legame con esso e siete interessanti ad ottenere la cittadinanza italiana, è fondamentale conoscere alcuni documenti essenziali che potrebbero tornarvi utili. Si tratta degli atti di stato civile. Questo articolo è progettato per aiutarvi a capire cos’è un certificato di stato civile in Italia (nelle sue molteplici sfaccettature), perché è necessario e come ottenerlo nel 2025.

I certificati di stato civile sono documenti essenziali per molte situazioni legali e amministrative. Conoscere il procedimento per ottenerli vi faciliterà nella gestione delle pratiche burocratiche italiane.

Cos’è il registro dello stato civile in Italia?

Il registro dello stato civile in Italia è un sistema amministrativo che registra gli eventi fondamentali della vita delle persone, come la nascita, il matrimonio, l’unione civile, il decesso ed altri eventi rilevanti.

Questo svolge un ruolo importante nella vita di ogni cittadino, poiché fornisce documentazione legale necessaria per vari aspetti della vita quotidiana. Ad esempio, i certificati di nascita sono essenziali per l’iscrizione a scuola, per l’ottenimento del passaporto ed altri documenti ufficiali. I certificati di matrimonio sono richiesti per numerose pratiche legali ed amministrative. La registrazione accurata e tempestiva di questi eventi garantisce che i diritti dei cittadini siano protetti e riconosciuti in modo appropriato.

Tale registro è amministrato dagli uffici di stato civile, che appartengono all’amministrazione comunale.

Gli uffici di stato civile operano secondo norme rigorose per garantire l’accuratezza e la sicurezza delle informazioni registrate. Ogni evento è documentato attraverso atti ufficiali che vengono archiviati sia in formato cartaceo che elettronico. Questo duplice formato assicura la preservazione e l’accessibilità dei dati nel tempo.

Doppia tenuta dei registri di stato civile in Italia

Gli atti sono archiviati in formato informatico e in registri fisici. I registri sono mantenuti in doppio originale, il che significa che esistono due copie di ogni registro. Questo sistema ridondante serve a prevenire la perdita di dati in caso di danni o errori. Inoltre, i registri devono rispettare la conformità stabilita dai moduli decretati dal Ministro dell’Interno. Ciò garantisce che tutte le informazioni siano raccolte in maniera uniforme e coerente su tutto il territorio nazionale.

Responsabilità dell’Ufficiale di Stato Civile in Italia

Responsabile della gestione di questi registri è l’ufficiale di stato civile del comune, che generalmente è il sindaco, in qualità di ufficiale del Governo. Il sindaco sovraintende alla tenuta dei registri di stato civile e di popolazione, assicurando che le informazioni siano accurate e aggiornate. Tuttavia, il sindaco può delegare questa funzione ad altri dipendenti a tempo indeterminato del comune. Questo può includere il presidente di circoscrizione comunale, se il territorio comunale è suddiviso in circoscrizioni, un consigliere comunale o il segretario comunale. La delega assicura che vi sia sempre una figura competente e disponibile per la gestione dei registri.

Esenzione dall’Imposta di Bollo

Secondo l’articolo 7, comma 5 della legge 29 dicembre 1990, n. 405, i certificati, le copie e gli estratti dei registri dello stato civile e l’autenticazione delle firme delle relative dichiarazioni sostitutive sono esenti dall’imposta di bollo. Questa esenzione facilita l’accesso ai documenti necessari per i cittadini, riducendo i costi associati alla richiesta di certificati di stato civile.

Quali sono le principali funzioni del registro dello stato civile?

All’interno del registro vengono registrate:

• Nascite: quando viene alla luce un bambino, i genitori (o chi ne ha la responsabilità) devono dichiarare la nascita all’ufficio di stato civile del comune in cui è avvenuta la nascita o in cui i genitori risiedono. Questa registrazione include informazioni come il nome del bambino, i dati dei genitori e la data e il luogo di nascita.
• Matrimoni: I matrimoni devono essere dichiarati e registrati all’ufficio di stato civile. La registrazione include i nomi degli sposi, la data e il luogo del matrimonio e i nomi dei testimoni.
• Unioni civili: Dal 2016, con l’introduzione delle unioni civili per le coppie dello stesso sesso, queste unioni sono registrate negli stessi registri. La procedura è simile a quella dei matrimoni.
• Decessi: Quando una persona muore, il decesso deve essere dichiarato all’ufficio di stato civile del comune in cui è avvenuto. La registrazione include informazioni come il nome del defunto, la data e il luogo del decesso e altre eventuali informazioni rilevanti.
• Cambiamenti di stato civile: Ogni cambiamento dello stato civile di una persona, come il riconoscimento di un figlio, il cambio di nome, la sentenza di divorzio, viene registrato nel registro dello stato civile.
• Atti di cittadinanza: possono includere certificati di cittadinanza, dichiarazioni di cittadinanza, attestati di cittadinanza e altri documenti simili che confermano ufficialmente lo status di cittadino di un determinato Paese.

Il registro dello stato civile in Italia è essenziale per diversi motivi:

• Validità legale: Garantisce documentazione ufficiale e legale degli avvenimenti cruciali nella vita di un individuo.
• Tutela dei diritti civili: Assicura il riconoscimento e la tutela dei diritti civili dei cittadini, nonché l’accesso ai servizi pubblici.
• Utilizzo statistico: Le informazioni raccolte sono fondamentali per l’analisi statistica e per la
• pianificazione delle politiche governative.

Accesso e Certificati di stato civile in Italia

Le informazioni registrate nel registro dello stato civile possono essere ottenute attraverso certificati (come certificato di nascita, di matrimonio, di morte, ecc.) emessi dall’ufficio di stato civile del comune competente. Questi certificati sono indispensabili per una varietà di procedure legali, amministrative e personali. Si tratta di atti pubblici di cui art. 2699 del codice civile:

“L’atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato”.

Gli ufficiali dello stato civile sono responsabili di condurre indagini richieste da privati sugli atti affidati alla loro custodia.

Quali atti possono essere rilasciati dall’ufficiale di stato civile in Italia?

• Certificati: Ai sensi dell’art. 108 comma 2 del DPR 396/2000), questi documenti forniscono informazioni specifiche su un evento vitale. Ad esempio, un certificato di nascita conterrà dettagli come il nome del neonato, la data e il luogo di nascita, nonché i nomi dei genitori. Nel caso di un certificato di matrimonio, saranno inclusi dettagli sul luogo e la data del matrimonio, insieme al nome del coniuge. I certificati di morte indicheranno la data e il luogo del decesso.
• Estratti per riassunto: Oltre alle informazioni contenute nei certificati, gli estratti per riassunto includono annotazioni aggiuntive presenti nell’atto originale conservato nei registri. Queste annotazioni possono essere di vario genere, come il matrimonio o la morte registrati successivamente alla nascita.
• Estratti per copia integrale: Questi documenti forniscono una replica completa dell’atto originale. A differenza degli estratti per riassunto, gli estratti per copia integrale includono tutte le informazioni presenti sull’atto originale. Tuttavia, il rilascio di questi estratti è regolamentato da specifiche condizioni. Possono essere ottenuti su richiesta dell’intestatario dell’atto o su istanza motivata che dimostri l’interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante.
• Estratto su modello multilingue: conosciuto anche come “estratto plurilingue” o “estratto internazionale di nascita”, è un documento ufficiale emesso da alcuni paesi in conformità con le disposizioni della Convenzione di Vienna del 8 settembre 1976. Questo documento contiene informazioni essenziali sulla nascita di un individuo, redatte in più lingue per agevolare la loro comprensione e l’accettazione in contesti internazionali. Le informazioni solitamente presenti in un estratto su modello multilingue includono il nome della persona, la data e il luogo di nascita, i nomi dei genitori e, a volte, altre informazioni rilevanti. La caratteristica distintiva di questo documento è la sua traduzione in diverse lingue, che di solito comprendono l’inglese, il francese, lo spagnolo e il tedesco, tra altre lingue comuni.

Talvolta gli atti richiesti dovranno essere successivamente “apostillati” per uso internazionale.

Cosa sono gli atti apostillati?: Sono documenti ufficiali necessari per transazioni internazionali. L’Apostille è una forma di autenticazione stabilita dalla Convenzione dell’Aia del 1961, un trattato internazionale che semplifica la validazione dei documenti tra le nazioni partecipanti. L’Apostille conferisce al documento emesso da un Paese membro dell’Aia la validità giuridica necessaria per essere accettato in un altro Paese membro. Questo processo semplifica le procedure, eliminando la necessità di ulteriori autenticazioni o legalizzazioni del documento nei paesi aderenti alla Convenzione.

Come ottenere un certificato di stato civile in Italia?

Per ottenere un certificato di stato civile in Italia bisogna: 

• Individuare il comune corretto: Trovare il comune italiano dove si è verificato l’evento (nascita, matrimonio, morte) per cui si necessita del certificato di stato civile.
• Raccogliere le informazioni necessarie: Assicurarsi di avere i dettagli corretti sulla persona per cui si richiede il certificato, come il nome completo, la data di nascita o di matrimonio e i nomi dei genitori o del coniuge.
• Richiedere il certificato: è possibile fare la richiesta del certificato di stato civile attraverso diversi metodi:
• Online: Alcuni comuni consentono di richiedere i certificati tramite internet.
• Di persona: Visita l’ufficio anagrafe del comune competente e compila il modulo di richiesta.
• Per posta: Invia una richiesta al comune competente per posta, includendo tutti i dettagli richiesti e una copia della tua identificazione.
• Attendere la ricezione del certificato: Dopo aver inviato la richiesta, bisognerà aspettare che il comune elabori la richiesta ed invii il certificato di stato civile richiesto. Il tempo di attesa può variare a seconda del comune e del metodo di richiesta utilizzato.

Conclusioni

Dopo questa disamina speriamo di avervi illustrato, nel migliore dei modi, l’importanza degli atti di stato civile. Per qualsiasi delucidazione o chiarimento, chiedi pure una consulenza ad un nostro avvocato esperto in cittadinanza italiana.

Dott.ssa Laura Catanese